Dans la fonction finance, la dématérialisation des factures est devenue une pratique de plus en plus courante. Elle permet de transformer une facture papier en facture électronique. En plus d'être un acte administratif simple, ce processus offre une économie substantielle et un gain de productivité non-négligeable. Loin d'être un simple envoi de facture par mail, l'opération consiste à automatiser l'envoi des factures en format PDF ou EDI (Echange de données informatisées) avec une signature électronique.
Pourquoi passer à la dématérialisation de la facture ?
Avec la méthode traditionnelle de facturation , les factures papiers sont envoyées au client. Toujours très utilisée, elle est à la fois simple et abordable. Toutefois, compte tenu du nombre des clients d'une société, des tonnes de papiers pourraient submerger un employé rapidement. Sans oublier l'archivage physique des factures qui peut encombrer le bureau. La dématérialisation de ces papiers se présente ainsi comme une solution innovante pour dématérialiser tout le traitement de la facturation. Il s'agit d'une étape cruciale pour optimiser la productivité de ses collaborateurs. Ces derniers ne sont plus contraints de vérifier et d'enregistrer les factures. Le taux d'erreur ainsi que les oublis sont ainsi réduits.
Notez que ce processus ne change pas la valeur et l'acceptabilité du document en tant que preuve de paiement. Elle facilite largement les opérations de comptabilité, de contrôle et de gestion. Depuis 2020, la dématérialisation des factures est rendue obligatoire pour les fournisseurs des entités publiques. Pour les entreprises dans le secteur privé, elle entre en vigueur en 2023, mais la loi de finance 2021 a décalé cette date.
Les solutions possibles pour dématérialiser les factures
Actuellement, trois principales solutions sont proposées sur le marché.
La solution basique simple
Le moyen le plus simple pour dématérialiser des factures est de les scanner et de les envoyer aux clients par courriel. Cette solution aide à se débarrasser des papiers. Cependant, l'action humaine est répétitive et assez fastidieuse et le risque d'erreur n'est pas écarté.
La solution OCR
La dématérialisation des factures est aussi possible suite à l'apparition d'un système appelé OCR (Optimal character recognition) qui reconnaît les caractères. Dans ce procédé, il faut saisir les informations d'une facture PDF à l'aide de la reconnaissance optique des caractères. Mis à part la lecture, cet outil sert à transformer tout type de document qui est compatible avec un logiciel particulier. L'OCR facilite la recherche d'information en transformant un PDF image en PDF texte.
La solution complète
Il s'agit de la facturation par voie électronique. La plus avantageuse entre les deux autres solutions, elle est une excellente alternative pour optimiser les opérations comptables. Le système qu'elle utilise s'appelle l'EDI (Echange de données informatisées). L'objectif de cet échange est de partager des preuves de paiements entre plusieurs ordinateurs. Comme elle concerne tout le cycle de facturation, cette solution est dite complète. Vous pouvez aussi intégrer un système ERP lorsque vous adoptez cette solution.