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Logiciel de gestion
pour PME et TPE

Un logiciel de caisse est conçu pour réduire les charges de travail des collaborateurs. Il intègre de nombreuses fonctionnalités. Grâce à ses dernières, le caissier gagne du temps en traitant les encaissements et décaissements. Il réduit également les risques d’erreur. Le programme informatique a remplacé peu à peu les caisses enregistreuses manuelles. Il est employé dans les points de vente.

Le fonctionnement d’un logiciel de caisse

Le logiciel de caisse doit être installé sur un ordinateur ou un appareil mobile avant de pouvoir accomplir sa tâche au quotidien. Un programme communique uniquement avec la machine. Il donne des ordres et indique les actions à exécuter. L’usager passe sur l’interface afin d’opérer les transactions. Un intégrateur peut installer l’outil informatique dans le cloud ou un serveur local.

Plusieurs instruments composeront la caisse avant d’être opérationnels. Il y a le tiroir-caisse. Son rôle est d’accueillir l’argent liquide. Il est constitué de divers compartiments. Il est bloqué avant la transcription des fonds. La caisse est également dotée d’un lecteur de code-barre. Les articles vendus en magasin exhibent des codes-barres et QR code. Les données enregistrées sont traitées dans le lecteur. Puis, le logiciel envoie l’information recueillie sur l’écran en temps réel.

En l’absence d’un marquage, il est nécessaire de taper manuellement sur le clavier. Une imprimante est ensuite chargée de sortir un reçu ou une facture version papier (à noter que la facture peut aussi être envoyée au format numérique au client). Tout dépendra de la transaction (achat ou vente). L’équipement effectue un calcul automatisé pour déterminer les montants qu’un client doit acquitter. Les traces de chaque opération sont préservées dans un serveur local ou à distance.

Les fonctionnalités d’un logiciel de caisse

La caisse est l’un des moyens de paiement à la disposition des entreprises d’un point de vue comptable. Il existe encore la banque. L’ensemble forme les trésoreries avec d’autres éléments de la classe 5. Un logiciel de caisse enregistre toutes les informations qui ont modifié les chiffres de la caisse. Les valeurs changent notamment après une sortie d’argent ou une collecte.

Il est rare qu’un responsable retire une somme élevée dans une caisse pour acheter un produit ou un article. Cela dit, le logiciel de caisse pourra toujours accepter la démarche. Mais en principe, les comptes bancaires sont privilégiés lors des transactions importantes.

Le programme peut également mettre en évidence la différence entre les soldes à un moment donné de la journée. Il est par exemple possible de vérifier l’état des caisses avant la fermeture du point de vente. Pour ce faire, les informations de la base de données seront comparées aux argents réels visibles dans la caisse. Il montre aussi les TVA collectées et déductibles. En cas d’anomalie, les factures et les reçus aideront à dissiper les doutes. Il y a nombreux types de facturation :

  • Ventes
  • Commandes
  • Achats

Les fonctionnalités de base peuvent être rajoutées au fur et à mesure des besoins. L’éditeur de caisse peut par exemple joindre des outils d’inventaire grâce à un développement spécifique.

Le périmètre d’action d’un logiciel de caisse ?

Un logiciel de caisse est incontournable pour toutes les entreprises qui réalisent des ventes et des achats. Il trouvera même sa place dans l’e-commerce et les restaurants. Le choix d’un logiciel de gestion devrait être fait en considérant certains points et critères :

  • Adaptation à l’activité,
  • Simplicité d’utilisation
  • Respect législation
  • Coût

Par ailleurs, un logiciel dédié pour un PME ne sera pas similaire à celui d’une grande entreprise. Les structures de tailles utilisent en simultané différents points de vente. Les caisses décentralisées peuvent alors constituer la meilleure option.  

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