Mettre en place la facture électronique semble être une évidence. En effet, elle deviendra obligatoire pour toutes les entreprises à partir du 1er janvier 2024. Gestav vous explique en détails comment mettre en oeuvre la facturation électronique et quelles sont les règles à suivre pour y parvenir sans avoir de mauvaises surprises.
Pourquoi mettre en place la facture électronique ?
La facture électronique ou encore la dématérialisation fiscale consiste à remplacer les documents en format papier en format électronique (digital). La dématérialisation fiscale est déjà obligatoire depuis 2020 au sein du secteur public. À compter du 1er janvier 2024, la facture électronique deviendra une obligation légale (article 153 de la loi des finances 2020), et ce, pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Suivant la taille de l'entreprise, cette opération s'étendra jusqu'en 2026.
- 1er janvier 2024 : les grandes entreprises ;
- 1er janvier 2025 : les moyennes entreprises ;
- 1er janvier 2026 : les PME et les TPE.
Mettre en place la facture électronique dès maintenant est donc essentiel afin de respecter la réglementation en vigueur. Le but de cette obligation est de faciliter l’émission et la transmission des factures, avoir des politiques publiques plus efficaces, sécuriser les échanges commerciaux et enfin, lutter contre la fraude fiscale.
Les procédures à respecter pour dématérialiser les factures
La législation indique les règles à suivre pour émettre et conserver les factures électroniques.
Les trois méthodes possibles afin d'émettre une facture digitalisée sont :
- utilisation d'une signature électronique ;
- utilisation de l'échange des données informatisées (EDI) ;
- utilisation de la Piste d'Audit Fiable (PAF) : elle permet d'apporter la preuve qu'une facture est réelle, c'est-à-dire qu'elle garantit que cette dernière est authentique, intègre (sans aucune modification) et lisible sur le long terme.
Pour la conservation des factures électroniques, la loi indique qu'elles doivent être conservées sur un support électronique pendant 3 ans puis sur un autre support encore 3 ans de plus. En tout, il faut donc conserver les factures digitales 6 ans.
Mise en place de la facture électronique
Le passage à la facturation électronique doit se réaliser suite à un accord en commun avec ses clients ou fournisseurs.
Pour mettre en place la facture électronique, il est possible de :
- déterminer les clients et les fournisseurs qui peuvent être compatibles avec la dématérialisation fiscale ;
- établir des processus d'accompagnement ;
- communiquer efficacement sur les informations et les procédures à suivre.
Ensuite, il convient de choisir une plateforme d'échange certifiée et unifiée, c'est-à-dire qui contrôle la validité des factures en ce qui concerne la fiscalité, regroupe les informations fiscales afin de les envoyer à la DGFIP, identifie la plateforme du destinataire, transmet la facture une fois celle-ci validée et informe chaque partie de l'achèvement des opérations. Afin de rester dans la légalité, il est nécessaire pour les entreprises qui souhaitent mettre en place la facture électronique, d'avoir recours à un logiciel sur mesure.
Pour cela, Gestav a mis en place des logiciels qui regroupent des fonctionnalités primordiales pour que les entreprises puissent respecter cette future obligation légale de dématérialiser les factures. Les logiciels Gestav sont complets et proposent l'édition automatique des factures électroniques ainsi que la gestion commerciale et comptable, la gestion des stocks et de la trésorerie.