Alors que la réforme de la facturation électronique entre progressivement en vigueur en France, les entreprises doivent désormais s’équiper d’outils numériques capables de répondre aux nouvelles exigences fiscales et réglementaires. Le logiciel de facturation électronique s’impose comme un maillon essentiel de cette transformation, tant pour les obligations déclaratives que pour la gestion quotidienne de la facturation interentreprises.
C’est quoi un logiciel de facturation électronique ?
Un logiciel de facturation électronique est un outil numérique qui permet d’émettre, de transmettre, de recevoir et d’archiver des factures sous un format structuré et normé. Contrairement à la simple facture PDF envoyée par e-mail, la facture électronique au sens réglementaire repose sur des formats hybrides ou entièrement structurés, comme Factur-X, UBL ou CII, intégrant des données exploitables par des systèmes automatisés. Ces documents doivent être échangés selon un protocole défini, sécurisé et interopérable, notamment par l’intermédiaire de plateformes de dématérialisation partenaires immatriculées.
Le logiciel de facturation électronique a pour objectif de garantir à la fois la conformité fiscale, la traçabilité des échanges et l’automatisation des processus comptables. Il s’intègre le plus souvent aux systèmes de gestion existants (ERP, CRM, logiciels comptables) pour permettre un traitement fluide et continu des flux de facturation, sans rupture dans la chaîne administrative. Cette numérisation approfondie permet également de fiabiliser les données transmises à l’administration fiscale, dans le cadre du e-reporting pour les opérations qui ne relèvent pas du B2B domestique.
Les solutions de facturation électronique sont souvent associées à des fonctions d’archivage probant, garantissant l’intégrité et la disponibilité des factures sur la durée légale. Elles répondent aussi à des exigences de sécurité fortes, notamment en matière de signature électronique, de scellement des données et de journalisation des opérations. Ces caractéristiques font du logiciel de e-facturation un outil structurant pour les entreprises, bien au-delà de la simple obligation réglementaire.
Est-il obligatoire d'avoir un logiciel de facturation ?
Le déploiement de la réforme sur la facturation électronique rend progressivement obligatoire l’émission et la réception de factures électroniques pour toutes les entreprises assujetties à la TVA en France. Cette obligation, dont le calendrier s’échelonne entre 2026 et 2027 selon la taille de l’entreprise, implique nécessairement l’usage d’un outil conforme aux normes fixées par la Direction Générale des Finances Publiques. Il ne s’agit pas forcément d’un logiciel autonome ou d’un produit unique, mais d’un environnement technique capable de produire des factures électroniques dans le bon format, de les transmettre via les bons canaux, et d’assurer la déclaration des données requises.
À ce titre, l’usage d’un logiciel compatible ou l’accès à une plateforme habilitée devient de fait incontournable. Pour certaines entreprises, cela passe par l’adaptation de leurs outils existants ; pour d’autres, il est nécessaire d’adopter une solution spécialisée ou de s’appuyer sur une plateforme externe en mode SaaS ou en marque blanche. La réglementation n’impose pas un logiciel spécifique, mais elle encadre strictement les formats de factures, les processus de transmission, et les obligations d’archivage.
Toute entreprise ne respectant pas ces nouvelles règles s’expose à des sanctions, notamment en cas de non-transmission des factures ou de déclaration incomplète de ses flux. À l’approche de l’entrée en vigueur de ces obligations, il devient donc essentiel pour les structures, quelle que soit leur taille, de s’assurer que leurs outils de facturation sont techniquement capables de respecter l’ensemble du cadre légal. La conformité ne pourra être garantie que si le logiciel, ou la plateforme utilisée, est en mesure d’interagir avec l’écosystème national de la facturation électronique.
Comment être en conformité avec la facturation électronique ?
Pour garantir leur conformité face aux exigences de la réforme, les entreprises doivent avant tout identifier les flux de facturation concernés, qu’ils relèvent du B2B, du B2C ou de l’international, afin d’adopter les bons processus de traitement. L’un des premiers leviers consiste à choisir une solution technique capable d’émettre des factures dans un format électronique structuré ou hybride, reconnu par l’administration fiscale.
Cette solution doit également permettre la transmission des factures via une plateforme conforme, qu’il s’agisse du Portail Public de Facturation ou d’un prestataire immatriculé. L’entreprise doit également s’assurer que les données clés de ses factures sont bien reprises dans les fichiers transmis, notamment les mentions fiscales obligatoires, les montants de TVA, les identifiants clients et fournisseurs, les codes services ou encore les dates d’échéance. Ces éléments doivent être intégrés dans des structures XML normalisées, lisibles par les systèmes d’échange. La conformité ne s’arrête pas à l’émission des factures.
Elle implique également la capacité à recevoir, traiter et archiver les factures entrantes, en respectant les normes de sécurité et d’intégrité des données. Il est essentiel de mettre en place une chaîne de traitement documentée, sécurisée et auditable. Enfin, pour les flux qui ne relèvent pas directement de la facturation B2B domestique, notamment les ventes à des particuliers ou à des clients étrangers, les entreprises doivent transmettre des données à l’administration sous forme de e-reporting. Cette opération nécessite des outils capables d’agréger les données pertinentes à partir des systèmes de caisse ou de gestion, puis de les convertir en un format conforme au cahier des charges de la DGFIP.