Dans le but de lutter contre la fraude à la TVA, le gouvernement français a imposé aux commerçants de s'équiper d'un logiciel de caisse certifié NF525. Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants disposant de logiciels de caisse non conforme à cette certification sont sanctionnés d'une amende et font l'objet d'un contrôle fiscal.
Qu'est-ce qu'une certification NF525 et à qui s'adresse-t-elle ?
Il est important de rappeler qu'un logiciel de caisse, selon la loi de finances 2016, devra être en mesure de satisfaire à des critères stricts. Il s'agit principalement de l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l'archivage qui sont considérés comme indispensable pour empêcher les entreprises assujetties à la TVA de dissimuler des recettes. Les logiciels de caisse répondant à ces critères sont reconnus grâce à un certificat délivré par un organisme accrédité : il s'agit de la marque ou norme NF525. Cette dernière a pour principal objectif de prouver la capacité des logiciels ou système de caisse à répondre aux critères prédéfinis tels que la conservation et l'inaltérabilité des données sauvegardées.
Toutefois, la loi n'oblige pas les commerçants ou magasins à s'équiper coûte que coûte d'un système d'encaissement. La gestion manuscrite est bel et bien à disposition de tous. Les professionnels qui souhaitent gérer leurs encaissements de façon manuscrite et se sentent en mesure d'en fournir une archive bien structurée ne sont pas concernés par ladite règlementation. Mais dès lors qu'une entreprise assujettie à la TVA et fournissant des biens ou services à des particuliers dispose d'un système d'encaissement, cette dernière se doit d'être conforme à la certification NF525.
Comment obtenir la certification NF525 ?
Les personnes disposant d'un système d'encaissement non certifié devront le remplacer ou se rapprocher de son concepteur et demander dans la mesure du possible une mise à niveau. S'il s'agit d'une nouvelle acquisition, vous devez vous rassurer par le biais d'une vérification que le produit est bel et bien conforme à la norme NF525. Car bien que la majorité des éditeurs procède à la mise à niveau de leur produit, certains systèmes d'encaissement disponibles sur le marché ne sont pas encore en règle. Attention aux logiciels de caisses dits gratuits, téléchargeables gratuitement. Une grande partie de ces logiciels ne disposent pas de la norme NF525, un manquement qui peut entrainer des complications pour l’entreprise. Il est donc plutôt conseillé de partir sur une solution payante, disposant de la norme.
Quels sont les avantages qu'offre un logiciel de caisse NF525 ?
Un système de caisse est avant tout un outil qui fait gagner du temps en facilitant le processus d'encaissement. Il offre également une gestion optimale du stock et de la clientèle. Celui-ci peut s'avérer encore plus efficace lorsqu'il est doté de fonctionnalités avancées qui sont intégrées par son éditeur à votre demande. Posséder un logiciel de caisse certifié NF525 vous donne par contre la garantie d'être équipé d'un dispositif conforme à la nouvelle règlementation. Ce qui vous évitera d'avoir à payer des amendes ou à faire l'objet d'une poursuite judiciaire.
Au-delà, cette norme ne garantit par pour autant que le logiciel est 100% adapté à l’activité du commerçant. La présence de cette norme permet de rassurer l’entreprise, mais cette dernière doit vérifier que les fonctionnalités du logiciel sont adaptées à son activité, il en va de même pour la tarification. Ergonomie, adaptabilité avec l’activité, simplicité, rapport qualité/prix, les critères de sélection d’un logiciel de caisse pourront être confirmés au travers d’une démo, une étape importante avant de valider son choix définitif.