Que ce soit pour vendre des articles sur un salon, encaisser les billets d’entrée d’un concert ou tenir la buvette d’un tournoi de foot, la mise en place d’un logiciel de caisse est nécessaire.
Un logiciel de caisse, à quoi ça sert ?
Généralement intégré à un ordinateur, relié à un tiroir-caisse et à un terminal de paiement, le logiciel de caisse est un outil de gestion des encaissements, mais pas seulement.
Il gère les paiements (espèces, chèques, Tickets restaurant, cartes bancaires, etc.), au comptant ou en plusieurs fois, ainsi que le rendu de la monnaie. Il sert à imprimer le ticket de caisse, qui peut être dématérialisé et envoyé par courriel. Il permet de mettre une transaction en attente pour en traiter une autre, de régler les retours et les remboursements. Pour une équipe de plusieurs personnes, il peut identifier le vendeur, tracer ses opérations et aider à organiser les plannings. Quotidiennement, il régit le fonds de caisse, clôture la caisse et édite le journal des ventes. Certaines extensions en font un instrument de comptabilité performant.
On peut suivre ses stocks et générer des commandes automatiques avant qu’une référence ne s’épuise, établir des statistiques sur les produits vendus, ou pas, et sur ceux qui les achètent.
La mise en place de programme de fidélité, cartes physiques ou virtuelles, systèmes de points cumulés permet de mener des campagnes marketing (offres promotionnelles, vente flash) grâce à la collecte de numéros de téléphone et de courriels.
Quelles sont les fonctionnalités utiles pour une entreprise de l’évènementiel ?
Pour un prestataire de l’évènementiel, seules certaines applications du logiciel de caisse serviront. Outre les paiements, selon le type de manifestation organisée, il faudra qu’il puisse gérer la billetterie (concerts, salons, match).
Il peut également être intéressant d’opter pour un programme permettant de récupérer les adresses électroniques des clients, pour envoi du ticket de caisse par exemple. Des campagnes publicitaires pourront ainsi être élaborées après l’évènement ou avant un projet ciblant le même public.
La rapidité de fonctionnement n’est pas négligeable, il est souvent nécessaire de procéder à des encaissements en masse sur un cours laps de temps. Le logiciel doit donc être adapté à une utilisation intensive.
Logiciel de caisse pour évènementiel : comment le choisir ?
Le meilleur logiciel de caisse se révélera être celui qui répondra le mieux aux besoins spécifiques de l’usager. Il doit être simple et efficace, avec une prise en main rapide. Il est impératif qu’il respecte la réglementation, renforcée par la loi des finances 2018, en étant certifié NF525. Cette certification exigée pour tout échange en B To C pour des professionnels assujettis à la TVA garantit des données inaltérables, conservées, sécurisées et archivées. Pour les logiciels multifonctions, cela ne concerne que la partie encaissement.
Le coût d’un logiciel de gestion de caisse varie selon les options sélectionnées. Si certains logiciels de caisse sont proposés gratuitement, ils sont avant tout limités en matière de fonctionnalités. Ils sont également limités à un nombre de produits référencés et à un niveau journalier de transactions. Dans la mesure où les clients sont nombreux sur une journée de salon ou de concert, il est probable que cela ne conviendra pas.
Pour une entreprise de l’évènementiel, même s’il est possible d’acheter une licence qui pourra servir pour plusieurs occasions, il sera préférable de louer le logiciel le temps de la manifestation. Ainsi, le matériel sera toujours à jour des dernières réglementations. Une entreprise d’évènementiel n’aura donc besoin d’utiliser que certaines fonctionnalités d’un logiciel de caisse. Malgré tout, il peut se révéler être un véritable assistant comptable, et même marketing.