Toute activité commerciale est forcée à résoudre de lourdes tâches pour encaisser ses clients. En effet, l’invention des logiciels de caisse est mise en œuvre. Mais comment peut-on choisir le bon logiciel adapté à votre activité ? Voici quelques conseils.
Comment fonctionne un logiciel de caisse ?
Que ce soit un modèle simple ou avancé, leur fonctionnement reste identique. Généralement, ces logiciels sont destinés à faire l’encaissement et l’édition du ticket de caisse. Ils offrent la possibilité de faire la gestion des échanges et des retours, puis le management des prix des promotions.
Lors d’un processus de vente, le rôle d’un logiciel de caisse est de scanner tous les produits afin qu’il puisse calculer le prix final. Le commerçant précise le mode de paiement sélectionné, une fois que ce dernier est fait. S’il s’agit d’un paiement en espèces, le logiciel opère donc un rendu de monnaie exclusif.
La spécificité essentielle de ce logiciel est donc de :
- simplifier les encaissements ;
- introduire des ventes ;
- chiffrer le montant total ;
- gérer les méthodes de paiement ;
- imprimer le ticket de caisse.
Logiciel de caisse : quelles sont ses fonctionnalités ?
Les logiciels de caisse permettent d’effectuer des variétés de fonctionnalité : les anciens systèmes ainsi que les nouveaux systèmes. En effet, leurs mécanismes sont identiques, car ils peuvent réaliser d’innombrables calculs, organiser des devis et gérer des encaissements.
Le système traditionnel est connu pour ses confections de boutons et de claviers plats. Il sert à réaliser des multiplications et des additions pour la valeur. Ce système permet de faire des impressions de tickets, mais aussi de remettre aux clients la monnaie.
Le nouveau système, quant à lui, est plus sophistiqué et plus moderne. En effet, ses fonctionnalités sont les suivantes :
- technique d’encaissement plus pratique ;
- préservation des informations ;
- un meilleur moyen pour fidéliser ses clients ;
- vérification active des activités.
Dans quel périmètre peut-on l’exercer ?
Que vous soyez une entreprise ou un commerçant soumis à une activité commerciale, il est nécessaire d’utiliser un logiciel de caisse. Cet outil est devenu universel grâce à sa forte capacité d’adaptation. Vous devez donc comprendre les critères de choix afin d’avoir l’idée adéquate.
Adaptation à l’activité
Il est important de savoir la particularité de votre commerce. Il faut alors poser quelques questions, telles que : ai-je besoin de lire des codes-barres ? Dois-je gérer des menus ? Mon activité exige-t-elle des inventaires journaliers ?
Simplicité d’utilisation
Le but de ce logiciel consiste à gagner plus de temps sur l’activité exercée. Pour cette raison, son usage doit être maniable. Une formation est primordiale avant d’utiliser la machine.
Respect des lois
Tout le monde n’a pas le droit d’utiliser un logiciel de caisse, seuls les sociétés et les commerçants soumis à la TVA y sont concernés. Il s’agit d’une réglementation faite le 1er janvier 2018. Son but est de lutter contre la tricherie à la TVA.
Prévoyance du coût
Sur le coût total de votre dispositif, il faut savoir anticiper sur les frais supplémentaires de son emploi. Ainsi, il faut prendre en compte les dépenses de mise à jour, les dépenses de maintenance, etc.