Afin de lutter contre la fraude à la TVA, des pays du monde entier dont la France, mettent en place des solutions telles que la digitalisation des factures. La loi française prévoit de rendre obligatoires les factures électroniques à partir du 1er janvier 2024, et ce, pour toutes les entreprises (EPI, PME, TPE). Gestav fait le point sur la digitalisation des factures et ses avantages ainsi que sur les différentes obligations la concernant.
Qu'est-ce que la digitalisation des factures ?
La digitalisation des factures appelée également dématérialisation fiscale ou facture électronique signifie créer, émettre et recevoir une facture sous forme digitale. Il ne faut pas confondre avec le fait de scanner une facture papier puis la transmettre par voie électronique. Lorsqu'une facture est réalisée sur papier, c'est cette dernière qui fait acte de preuve juridique, alors que digitaliser des factures permet que celles-ci soient les originales. La digitalisation des factures est obligatoire pour le service public et ses fournisseurs depuis janvier 2020. Ils ont l'obligation de digitaliser leurs factures via la plateforme Chorus Pro. Cette obligation ne concerne pour le moment que les entreprises en business to gouvernent (B2G).
La dématérialisation des factures deviendra obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA à compter du 1er janvier 2024 pour les grandes entreprises, du 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille moyenne et du 1er janvier 2026 pour les petites entreprises.
Les deux types de factures électroniques autorisées par l'Etat sont :
- facture électronique non structurée en format PDF ou JPEG (non-modifiable) ;
- facture électronique structurée en EDI ou XML.
Les avantages de digitaliser les factures
La digitalisation des factures offre certains avantages non-négligeables. En effet, mettre en place la facture électronique ou e-facture permet entre autres de gagner du temps et de l'argent, d'intégrer facilement des données de facturation fiscale, de diminuer son empreinte carbone et d'avoir un système de gestion sécurisé et fiable.
Que dit la loi pour la digitalisation des factures ? Obligations
L'objectif principal de l'Etat pour la digitalisation des factures est de contrôler la fraude à la TVA. Cette dernière est en effet un important manque à gagner pour la France, mais également une nuisance concernant la compétitivité des entreprises. Pour ce faire, le gouvernement souhaite centraliser les factures, c'est-à-dire déposer les factures dématérialisées sur une plateforme centralisatrice et vérifier l'identité de l’émetteur via un annuaire centralisé. Cette dématérialisation des factures a pour principe de rendre obligatoire pour toutes les entreprises l'émission de leurs factures au format électronique (e-voicing) ainsi que la transmission des données de facturation dans les délais accordés (e-reporting).
La digitalisation des factures devra respecter trois règles :
- authenticité de l'origine (signature électronique ou EDI) ;
- intégrité du contenu (garantir qu'aucune modification n'a été réalisée) ;
- lisibilité de la facture sur le long terme (archiver la facture dans un coffre-fort électronique).
Les trois méthodes possibles pour émettre une facture digitalisée sont la signature électronique, l'échange de données informatisées et la PAF (Piste d'Audit Fiable).
Enfin, pour digitaliser les factures, il faudra avoir recours à une plateforme certifiée et unifiée qui permet de contrôler la validité des factures, rassemble les informations fiscales pour les transmettre à la DGFIP, reconnaît la plateforme que le destinataire utilise et qui transmet automatiquement le document tout en informant chaque partie de l'aboutissement des opérations.